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开会还在抢会议室吗?“八爪鱼”为您分忧

来源:投影时代 更新日期:2019-08-14 作者:pjtime资讯组

    对于公司会议室的使用,你是不是也经常遇到以下问题,急需开会的时候找不到空闲会议室,同一会议室安排多场会议造成冲突,会议确定后需要挨个通知参会人,无法掌握会议预约情况及历史数据。

开会还在抢会议室吗?“八爪鱼”为您分忧

    此时值得一提的是,针对这一系列常见问题,同辉信息在最新推出的EDSIP八爪鱼综合显示应用平台下研发打造了一款专注于会议预约管理的智能操作系统——EDSIP-C会议预约系统。 

    可在日常办公中帮助用户解决会议室预约冲突、会议信息整合难、预约流程复杂、会议通知不及时等常见问题。

    01 会议预约 EDSIP-C系统 VS 传统会议预约 

    一、发起会议  

    传统预约会议室通常需要通过在会议室门上贴纸条、悬挂小黑板或找专人登记,经常造成预约冲突、修改信息不及时等问题,影响正常开会沟通工作。

    EDSIP-C可通过登录WEB端/手机客户端填写会议信息进行预约,或直接通过会议室门口的会议屏预约,不仅人员安排、时间安排、地点安排井然有序,远程管控的便捷操作也节省了大量时间。

    二、通知参会人  

    传统会议确定后,需要挨个发消息通知参会人,若有改动还需再次传达消息,耗时耗力还容易造成信息错漏影响会议正常进行。

    EDSIP-C可直接通过邮件发送通知参会人,不错漏每一个信息,还可以实时对会议室预约进行增、删、改、查等操作,实现灵活排期,充分调动会议室的使用。

    三、开始会议  

    传统会议过程中经常被敲门寻找会议室的同事打断谈话,一次次询问会议结束时间,影响会议进度及效率。

    EDSIP-C会议信息在会议屏直观呈现,并且用户还可以直接在会议屏或EDSIP-C网站后台查看所有会议室的预定状态,分权限管理信息保护会议安全性。

    四、会议结束  

    传统

    会议预约混乱、信息杂乱,查不到会议预约情况及历史数据,会议室使用情况难以掌控,影响公司整体会议管理。

    EDSIP-C后台可以整合各个会议的历史详细信息,方便用户查看会议数据,对会议室使用情况进行分析调整;当无会议预约时,显示屏还可以充当媒介进行信息发布,24h在线帮助企业企化宣传及产品推广。

    EDSIP-C应用场景 

    会议室、教室、实验室等多种场合

    02 设备管控 

    除此之外,EDSIP八爪鱼综合显示应用平台下的另一只爪子——EDSIP-IOT智能管控系统,针对以上会议室、教室、实验室等应用场景,可以实现会议室内设备一键开会、一键闭会,例如只要设定好开会时间,会议室会在规定时间一键自动开启灯、空调、智能会议平板、电动窗帘等需要用到的设备,当会议结束后一键自动关闭这些设备,充当智能小管家,做好会前会后服务后勤工作,为与会者带来极大的便利。

会议室一键管控

闭会提醒

    无论是企业会议室、学校教室、实验室均适用,八爪鱼的会议预约系统与智能管控系统充分提高了会议室的使用率,节约会议组织者的时间,操作简单、效果直观,使企业信息化管理实现“低成本”、“高效快捷”、“合理资源配置”,帮助企业提高会议组织效率,提升会议资源利用率,全面提升企业运作目标。

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